Emitir notas fiscais é uma parte fundamental de qualquer transação comercial. Muitas vezes, pode parecer um processo complicado, mas na realidade, com o conhecimento adequado, pode ser uma tarefa bastante simples.
Neste artigo vamos explorar detalhadamente os dados essenciais para a emissão de notas fiscais de serviço e de produto, e como o endereço fiscal pode ser uma solução útil.
O que é preciso para emitir notas fiscais
Para emitir notas fiscais, o empreendedor deve ter um cadastro junto à SEFAZ que autoriza a emissão. Para CNPJs, geralmente esse cadastro é feito no momento da abertura da empresa, usando CNPJ, Identidade do Titular e Cadastro Fiscal.
Além disso, é preciso ter um software emissor de notas. Existem softwares gratuitos que fazem isso, disponibilizados por exemplo, pelo SEBRAE ou pelo Governo Federal, e se você emite um baixo volume de notas, é possível usar somente eles. Se sua empresa for pouco maior, você pode precisar contratar um software de emissão para automatizar seus processos e ganhar tempo. Fique atento, o software que você decidir contratar precisa ser habilitado pela SEFAZ.
Para emitir notas fiscal eletrônica, também é preciso ter um Certificado Digital, uma espécie de assinatura que atesta a legalidade daquela nota. Para tirar, você pode se dirigir por exemplo à Caixa Econômica Federal, ou ao Serasa.
Quais dados devem constar na notas fiscais
Também é importante se atentar para os dados que constam na nota fiscal. Como existem diversos tipos de nota fiscal, os dados necessários podem variar, mas listamos abaixo aqueles que são gerais.
1. Dados do emissor
Aqui constam os dados da empresa que está emitindo a nota fiscal: endereço, CNPJ, inscrição estadual e dados de contato. Importante pontuar que esses dados não podem ser editados e devem ser os mesmos que já constam no cadastro oficial da sua empresa.
Caso você esteja precisando começar a emitir notas fiscais e ainda não tenha um endereço para cadastrar seu CNPJ, uma alternativa interessante pode ser um plano de Endereço Fiscal.
2. Dados do tomador
Aqui devem estar os dados da pessoa (física ou jurídica) que está recebendo a nota fiscal. Em caso de pessoa física, nome completo, CPF e endereço. Já para pessoas jurídicas, razão social, CNPJ, endereço e inscrição estadual, se houver.
3. Detalhamento do serviço ou produto.
Ao emitir notas fiscais, você deve informar exatamente o que foi comercializado com detalhes. No caso de serviços, é importante descrever a natureza do serviço, as horas prestadas, e o valor de cada serviço separadamente, se houver mais de um. Já para produtos, descreva cada produto, seu valor unitário e a quantidade de cada item.
4. Valor da nota
Informe também o valor total da Nota Fiscal. Esse é o valor exato que o tomador pagou, somados todos os produtos ou serviços, impostos, deduções, etc.
5. Códigos CEST e CFOP
O Código Especificador de Substituição Tributária (CEST) padroniza os produtos que estão sujeitos a regime de substituição tributária. Já o Código Fiscal de Operações e Prestações (CFOP) identifica se a operação é de entrada ou de saída, e se é estadual ou interestadual.
6. Nomenclatura Comum do Mercosul
Essa informação só é necessária para nota fiscal de produto. Existe uma maneira padronizada de descrever produtos que é usada em todo o Mercosul, e os produtos devem ter sua identificação segundo esse padrão na nota.
O endereço da Nota Fiscal pode ser diferente do CNPJ?
Não, o endereço que consta na nota fiscal deve ser o mesmo usado no cadastro do CNPJ. Caso você seja MEI e tenha usado seu endereço residencial no seu cadastro, é ele que vai constar quando você emitir notas fiscais. Caso você seja uma pessoa física, no momento de cadastro na prefeitura para emitir notas fiscais você levará um comprovante de residência, e é esse endereço que vai constar na sua nota.
E se for preciso alterar esse endereço? Caso você precise alterar o endereço, é preciso fazer a alteração no cadastro oficial da sua empresa em todos os órgãos competentes, pois o endereço da Nota Fiscal deve ser sempre o mesmo do seu cadastro oficial.
Caso você esteja precisando de um endereço para cadastrar sua empresa e começar a emitir notas fiscais, você pode usar um plano de endereço fiscal.
O que é Endereço Fiscal e como contratar?
O endereço fiscal é uma solução inteligente para empresas e profissionais que precisam de um endereço para seu CNPJ, mas não necessariamente de um espaço físico. Através do endereço fiscal, você pode sediar sua empresa
Existem empresas especializadas no serviço de endereço fiscal, e você pode usar o endereço deles em suas notas fiscais e documentos legais. É o caso da Elephant Coworking, um coworking com mais de 13 anos no mercado e mais de 1500 clientes. Além de endereço fiscal e gestão de correspondências, ela oferece um plano completo com assessoria de marketing, de contabilidade, horas de uso do espaço do coworking, oficinas e palestras exclusivas, e mais.
