A nota fiscal avulsa é um documento fiscal que funciona como comprovante de uma transação, assim como outras notas fiscais. A principal característica dela é que você emite e paga impostos individualmente, e por isso ela é interessante apenas para pessoas e empresas que têm baixo volume de notas fiscais.
Isso porque ela se torna uma alternativa flexível para empresas e indivíduos que precisam realizar transações comerciais pontuais sem a necessidade de um sistema de emissão de notas fiscais regular.
Neste artigo, vamos explorar em detalhes o que é uma nota fiscal avulsa, quem pode emiti-la, os custos envolvidos, e mais. Além disso, vamos explicar mais sobre como funciona esse recurso para MEIs, para te ajudar a tomar a melhor decisão para o seu negócio.
O que é uma Nota Fiscal Avulsa (NFA)?
Uma nota fiscal avulsa é um documento fiscal emitido esporadicamente para registrar transações de compra e venda de mercadorias ou serviços. Ela é uma alternativa prática para pessoas físicas ou jurídicas que não fazem transações frequentes, e que por isso não precisam de um sistema de emissão de notas fiscais constante.
É possível emitir uma nota fiscal avulsa para venda de mercadorias, chamada de NFA, ou também para serviços prestados, chamada Nota Fiscal de Serviços Avulsa (NFSA).
Qual a diferença entre Nota Fiscal Avulsa (NFA) e Nota Fiscal Avulsa Eletrônica (NFA-e)?
A nota fiscal avulsa, assim como outros tipos de nota fiscal, pode ser preenchida manualmente ou de forma eletrônica. Mas atenção, alguns estados não permitem a emissão eletrônica de notas fiscais avulsas, então consulte a SEFAZ da sua região para saber mais.
A NFA e a NFA-e têm a mesma função e a mesma validade: ambas representam documentos fiscais com sua legalidade. A única diferença é a forma de emissão das notas. Dentro da emissão eletrônica existem ainda dois formatos:
- O modelo 55, onde a nota é emitida e armazenada eletronicamente. Ou seja, é gerado um arquivo digital daquela nota e ele já tem validade no próprio formato digital e pode ser enviado ao cliente dessa forma.
- O modelo 1-A, onde a nota é emitida por meio eletrônico, mas após a emissão ela precisa ser impressa para que seja enviada ao cliente, e apenas a sua versão em papel tem validade fiscal.
Quem pode emitir Nota Fiscal Avulsa?
Qualquer pessoa física ou jurídica pode emitir uma nota fiscal avulsa após fazer seu cadastro nos órgãos responsáveis. Porém é preciso avaliar cada caso para verificar se esse tipo de emissão é o mais adequado, dependendo da região. Em Belém do Pará, por exemplo, o site da Secretaria Municipal de Finanças detalha os casos em que é necessário emitir NFA-e, e o site onde é possível fazer a emissão.
É importante notar que o modelo avulso exige uma emissão e recolhimento individual (a cada NF). Por isso, ele só é adequado para pessoas ou empresas que têm baixo volume de emissão de notas, como profissionais autônomos, ou que não possuem obrigatoriedade de emissão de NF em todas as transações, como é o caso dos MEIs. Com alto volume de emissão, é mais interessante contratar um software para agilizar e organizar o trabalho do time.
Como emitir nota fiscal avulsa (NFA)?
As notas fiscais eletrônicas avulsas, tanto de produtos como de serviços (NFA-e e NFSe-A), podem ser emitidas nos portais oficiais de cada região. Normalmente, por meio da Secretaria da Fazenda do seu estado, ou Secretaria de Finanças da sua cidade. Cada órgão tem seu procedimento, então é importante consultar seu caso específico.
Geralmente é preciso fazer um cadastro prévio com alguns documentos, e depois é preciso fazer a emissão de cada nota individualmente por meio do portal oficial disponibilizado. Os documentos costumam incluir:
- CPF ou CNPJ;
- RG ou documentos do responsável legal;
- Endereço (dentro da região onde se está emitindo a NF).
Já para emissão manual, após cadastro, é preciso preencher em papel os dados da NF, e para isso existem alguns modelos-guia disponíveis. Consulte a SEFAZ do seu estado ou a SEFIN da sua cidade para saber mais.
Quanto Custa Para Emitir uma Nota Fiscal Avulsa?
Os custos para emitir uma nota fiscal avulsa também variam conforme a legislação local. Geralmente a alíquota é calculada conforme o cnae informado, em cima do valor da transação.
Atenção: se você é MEI, não é necessário fazer a emissão de notas fiscais avulsas e pagar a alíquota, pois o valor mensal pago pelo MEI já corresponde aos impostos. Se você estiver prestando serviço para uma pessoa jurídica e precisar emitir nota fiscal, utilize o portal oficial do Governo Federal gratuitamente.
Posso usar o CNPJ de um amigo para emitir uma Nota Fiscal Avulsa do meu negócio?
Não é legalmente permitido utilizar o CNPJ de outra pessoa ou empresa para emitir uma nota fiscal avulsa, ou qualquer outro tipo de NF. Isso configura irregularidade fiscal e pode resultar em penalidades sérias, incluindo multas e processos judiciais, ou até prisão.
Se você ainda não tem cadastro na prefeitura da sua região e precisa emitir uma nota fiscal avulsa, é preciso que você faça esse procedimento o mais rápido possível para regularizar sua situação. E se você notou que está tendo muitas emissões de notas fiscais e o modelo avulso já está oneroso, está na hora de abrir um CNPJ e usar um software de emissão de notas para te ajudar!
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