Se você é proprietário de uma Microempresa (ME) ou está planejando abrir uma, é fundamental entender como emitir nota fiscal. A emissão de nota fiscal não é apenas uma obrigação legal, mas também uma prática crucial para manter a transparência financeira, conquistar a confiança dos clientes e facilitar a gestão do seu negócio.
Neste guia detalhado, explicaremos por que a Microempresa precisa emitir nota fiscal, o passo a passo para fazê-lo, os custos envolvidos, além de dicas para que seu CNPJ não se torne inapto.
Microempresa Precisa Emitir Nota Fiscal?
Sim, toda microempresa (ME) precisa emitir nota fiscal a cada serviço prestado ou produto vendido. Para as Microempresas (ME), a emissão de nota fiscal é regida pela legislação do Simples Nacional, um regime tributário simplificado que oferece diversas vantagens fiscais.
É importante que sua empresa faça a emissão regular de notas fiscais porque:
- Cumprimento Legal: A Lei exige que todas as empresas emitam nota fiscal para documentar suas transações comerciais. A falta de emissão de nota fiscal pode resultar em penalidades legais e multas.
- Controle Financeiro: emitir nota fiscal permite que você mantenha um registro detalhado das suas vendas, compras e transações financeiras, facilitando a gestão contábil e financeira da sua empresa.
- Transparência: A nota fiscal é um comprovante de compra para o cliente, o que cria transparência e confiança nas suas transações comerciais. Clientes podem preferir empresas que emitem nota fiscal, principalmente se forem pessoas jurídicas.
Agora que você compreende a importância de emitir nota fiscal, vamos ao passo a passo para realizar esse processo.
Passo a Passo para Microempresa Emitir Nota Fiscal:
- Obtenha um CNPJ (Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica):
Antes de emitir notas fiscais, sua empresa deve ter um CNPJ. Ao abrir seu CNPJ, uma das coisas que você vai precisar é de um endereço fiscal para sua empresa. Uma solução econômica e segura para microempresas é contratar um serviço de endereço fiscal de uma empresa especializada.
- Escolha o Regime Tributário:
Como uma ME, você provavelmente estará no Simples Nacional, mas é importante verificar se esse é o regime mais adequado ao seu negócio. Essa escolha será feita ainda no momento da abertura da empresa, e você pode contar com a ajuda de uma contabilidade para isso.
- Cadastre-se na Prefeitura:
Ainda como parte do processo de abertura da empresa, você deve cadastrar seu negócio na prefeitura do município onde ele está localizado. Esse cadastro permitirá que você emita notas fiscais municipais, caso necessário.
- Adquira um Software de Emissão de Nota Fiscal:
Após estar com a empresa aberta e regularizada, você vai poder começar a emitir notas fiscais. Para isso, você vai precisar de um software emissor de NF-e. Você pode usar o portal da prefeitura da sua cidade (para Nota Fiscal de Serviço) ou do governo do seu estado (para Nota Fiscal de produto), que são gratuitos. Mas se sua empresa tem alto volume de emissão, pode ser mais interessante contratar uma ferramenta paga, que costuma oferecer melhores recursos. Atenção: confira se o software de emissão de nota fiscal que você está contratando é autorizado pela Receita Federal.
- Cadastre seus Produtos e Serviços:
No software de emissão de nota fiscal, cadastre os produtos ou serviços que sua ME oferece, atribuindo códigos e informações relevantes.
- Emita a Nota Fiscal:
A cada venda ou prestação de serviço, emita a nota fiscal correspondente através do software. Preencha todos os campos obrigatórios, como dados do cliente, descrição dos produtos/serviços, valores, etc.
- Guarde as Notas Fiscais Emitidas:
Mantenha cópias das notas fiscais emitidas por um período determinado pela legislação (geralmente, de 5 a 10 anos).
Quanto custa para Microempresa emitir nota fiscal
A emissão de NF em si, quando feita através de um portal do governo, é gratuita. Se a empresa optar por contratar um software de emissão, os planos existentes no mercado variam bastante, em média entre R$ 30 e R$ 600 reais por mês.
Há também os impostos que são recolhidos devido às transações comerciais. As microempresas geralmente se encaixam no regime tributário Simples Nacional, que foi criado para facilitar o recolhimento de impostos. Diferentes dos regimes de Lucro Presumido e Lucro Real, no Simples Nacional os impostos não são calculados individualmente a cada NF emitida, mas embutidos na DAS que é paga mensalmente.
O cálculo dos impostos para empresas do Simples Nacional é feito com base no faturamento, a partir das notas fiscais emitidas, e é calculado a partir de 6% do faturamento. Isso vale tanto para microempresas que prestam serviços quanto para as que comercializam produtos.
Microempresa precisa informar o faturamento anual?
Sim, as microempresas como parte do Simples Nacional, precisam fazer, anualmente, a Declaração Anual do Simples Nacional (DASN). Essa declaração deve ser entregue até 31 de março de cada ano, referente ao ano anterior, e caso não seja apresentada, a empresa pode sofrer penalidades.
A DASN deve informar a renda anual e as atividades comerciais da empresa, como forma de prestação de contas, e pode ser feita online pelo portal oficial do governo.
O consumidor pode exigir nota fiscal?
Sim, é direito do consumidor ter a nota fiscal dos produtos e serviços que ele recebe de uma pessoa jurídica, conforme a Lei Federal 8.846. Caso a empresa se recuse a emitir NF, isso se caracteriza omissão de receita, e o consumidor pode recorrer à delegacia responsável.
Por isso, organize seu financeiro e operacional para disponibilizar aos clientes as notas fiscais de todos os serviços prestados ou produtos vendidos.
Endereço fiscal para Microempresas
Para emitir nota fiscal, a empresa deve estar com seu CNPJ aberto e regularizado, e para isso é necessário ter, entre outras coisas, um endereço fiscal. O endereço fiscal é o endereço oficial da empresa para fins tributários, e pode estar localizado em um escritório virtual ou coworking, ou outro tipo de empresa especializada nesse serviço.
Leia mais: O que é um endereço fiscal e como abrir o seu – guia completo.
O endereço fiscal precisa ser fixo, e se você precisar mudar, é preciso pagar taxas altas. Por isso, pode não ser interessante ter um endereço fiscal em um imóvel alugado. As microempresas também não podem ter seu endereço fiscal em uma residência, e por isso, se torna bastante econômico e benéfico ter um endereço fiscal em coworking.
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