Nota fiscal e nota fiscal de serviço: entenda as diferenças e como emitir

A nota fiscal é um documento que registra uma operação de compra e venda de produtos ou serviços. Ela serve para comprovar a origem e o destino dos bens ou serviços, e para recolhimento dos impostos envolvidos. Existem diferentes tipos de nota fiscal, mas neste artigo vamos nos concentrar em dois deles: a nota fiscal (NF) e a nota fiscal de serviço (NFS).

O que é a Nota Fiscal (NF)

A nota fiscal (NF) é utilizada para documentar a venda ou a transferência de mercadorias entre pessoas jurídicas ou entre uma pessoa jurídica e uma pessoa física. Ela pode ser emitida de forma eletrônica (NF-e) ou manual. Atenção para a legislação local, pois algumas regiões não permitem a emissão de um dos dois tipos. 

A NF-e é um documento digital que substitui as notas fiscais em papel. Ela é emitida online através de softwares pagos cadastrados pela Secretaria da Fazenda (Sefaz) do estado onde a empresa está localizada. O portal do SEBRAE também disponibiliza um emissor gratuito de notas fiscais eletrônicas (NF-e) para todo o país.

A NF manual é um documento impresso em formulário contínuo, que deve ser preenchido manualmente pelo emitente e entregue ao destinatário da mercadoria fisicamente.

O que é a Nota Fiscal de Serviço (NFS)

A nota fiscal de serviço (NFS) é o documento que registra a prestação de serviços entre pessoas jurídicas ou entre uma pessoa jurídica e uma pessoa física. Assim como a NF, ela também pode ser emitida de forma eletrônica (NFS-e) ou manual, porém também existem regiões que não permitem o uso de um dos dois tipos, então fique atento à legislação local!

A NFS-e é um documento digital que substitui as notas fiscais em papel. Ela é emitida online pelo portal da prefeitura do município onde a empresa está localizada. A exceção é para quem é MEI. A partir de setembro de 2023, o Governo unificou a emissão de Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e) para os MEIs em um único portal, que está disponível para todo o país. Agora, todos os MEIs devem fazer a emissão de NFS-e por ele.

Já a NFS manual, caso seu uso seja autorizado na região que a empresa está, deve ser preenchida manualmente e entregue ao destinatário do serviço em papel.

Qual a diferença entre Nota Fiscal (NF) e Nota Fiscal de Serviço (NFS)

A diferença entre NF e NFS é o propósito de cada uma, e depende do tipo de operação realizada pela empresa. Se a empresa vende ou transfere produtos, ela deve emitir NF. Se a empresa presta serviços, ela deve emitir NFS.

No entanto, existem casos em que uma mesma empresa pode emitir os dois tipos de nota fiscal, se ela realizar tanto operações com mercadorias quanto com serviços. Por exemplo, uma empresa que vende peças automotivas e também oferece assistência mecânica deve emitir NF para a venda das peças e NFS para o serviço da assistência.

Como emitir Nota Fiscal (NF) e Nota Fiscal de Serviço (NFS)

As regras para emissão de NF e NFS variam conforme o regime tributário e o porte da empresa. As empresas enquadradas no Simples Nacional, que é um regime simplificado de tributação para microempresas e empresas de pequeno porte, têm algumas facilidades na emissão das notas fiscais.

Por exemplo, elas podem optar por emitir notas fiscais avulsas (NFA), que são documentos simplificados que podem ser solicitados pela internet junto à Sefaz ou à prefeitura, sem necessidade de credenciamento prévio ou uso de certificado digital.

Os microempreendedores individuais (MEIs), que são pessoas que trabalham por conta própria e faturam até R$ 81 mil por ano, também têm algumas particularidades na emissão das notas fiscais.

Os MEIs são dispensados de emitir nota fiscal para consumidor pessoa física, salvo quando for solicitado pelo cliente. Se o destinatário da mercadoria ou do serviço for outra empresa, a emissão de nota fiscal é obrigatória, podendo ser feita pelo MEI ou pelo destinatário. Os MEIs podem optar por emitir notas fiscais eletrônicas ou manuais, conforme as regras do seu estado ou município.

Se você quiser saber mais, detalhamos tudo sobre como emitir nota fiscal de serviço no novo portal para MEIs neste artigo aqui.

A emissão de notas fiscais é importante para garantir a legalidade das operações comerciais, bem como para facilitar o controle contábil e fiscal das empresas. Além disso, as notas fiscais são uma forma de proteger os direitos dos consumidores e dos fornecedores, pois servem como comprovante da compra ou da prestação do serviço, podendo ser usadas em casos de troca, devolução, garantia ou reclamação.

O que é preciso para emitir Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) e Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e)

Para iniciar a emissão de notas fiscais eletrônicas, sejam elas de produtos ou de serviços, a empresa deve primeiro:

  • Ter um endereço fiscal para cadastrar seu CNPJ;
  • Possuir um CNPJ ativo;
  • Estar credenciada junto à Sefaz ou à prefeitura para emitir notas fiscais;
  • Adquirir um certificado digital válido, que é uma assinatura eletrônica que garante a autenticidade das notas fiscais. O certificado digital deve ser emitido por uma certificadora credenciada ao ICP-Brasil, que é o sistema nacional brasileiro de certificação digital;
  • Escolher um software emissor de notas fiscais, que pode ser gratuito ou pago, conforme as necessidades da empresa;

Após esses passos a empresa estará pronta para iniciar a emissão. No software escolhido a empresa deverá preencher os dados da nota fiscal, conforme o tipo de operação, o destinatário, os produtos ou serviços, os impostos e as informações adicionais, e fazer a emissão.

Também pode ser necessário imprimir o documento auxiliar da nota fiscal (DANFE ou DANFSE), que é uma representação simplificada da nota fiscal, e entregá-lo ao destinatário junto com a mercadoria ou o serviço. E no caso de notas eletrônicas, armazenar o arquivo XML da nota fiscal, que é o documento original e completo, por pelo menos cinco anos, para fins de fiscalização.

Endereço fiscal para emitir notas fiscais

Como você viu, a nota fiscal e a nota fiscal de serviço são documentos que registram as operações de compra e venda de produtos ou serviços, respectivamente. Elas podem ser emitidas de forma eletrônica ou manual, dependendo do regime tributário e da atividade da empresa.

A emissão de notas fiscais é obrigatória para todas as empresas, exceto os MEIs que vendem ou prestam serviços para pessoas físicas. E para ter um CNPJ e começar a emitir notas fiscais, sua empresa vai precisar de um endereço fiscal.

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